elektronische Kommunikation
Die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.
DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation
Bei Vorgängen oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können Sie sich per einfacher E-Mail an verwaltung@vg-freinsheim.de an uns wenden. Weiterhin können an alle auf dieser Internetseite angebotenen oder auf dem Briefkopf ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten gesendet werden.
Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
Wenn für Ihr Anliegen die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden. Hierfür benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur. Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an uns senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung: vg-freinsheim@poststelle.rlp.de
Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten aus dem Nutzerkonto RLP heraus an uns zu senden (auch hier ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig).
Entgegennahme von E-Rechnungen
Der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim können elektronische Rechnungen im Format XRechnung per E-Mail an zre-rlp@poststelle.rlp.de unter Angabe der Leitweg-ID 073325002000-001-65 zugestellt werden. Voraussetzung für die Einreichung per E-Mail ist die vorherige Registrierung am Nutzerkonto RLP und die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingangs RLP. Weitere Informationen zur XRechnung
Sofern Sie derzeit noch keine XRechnungen erstellen können, haben Sie die Möglichkeit uns Rechnungen als PDF-Datei an rechnung@vg-freinsheim.de zukommen zu lassen.
I. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG RLP). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).
Es werden folgende Verfahren zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, die eine formgebundene Kommunikation ermöglichen, § 3a Elektronische Kommunikation, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG):
Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden
- durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
- bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes;
- bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt.
Unsere Verwaltung unterstützt folgende Wege dieser rechtlichen zugelassenen Varianten zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation:
- Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS), Details beschreiben wir unter: II. 3. a
1. Allgemeine Hinweise
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
2. Unterstützte Dateiformate
Die von der der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“. Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.
E-Mails dürfen eine Dateigröße von 21 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim keine weitere Mitteilung.
II. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Behörde
1. Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen können daher weiterhin einfach per E-Mail an verwaltung@vg-freinsheim.de geschickt werden.
Weiterhin können an alle auf der Internetseite www.vg-freinsheim.de angebotenen oder auf dem Briefkopf der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten gesendet werden.
2. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos beim Nutzerkonto RLP registrieren (nutzerkonto.service.rlp.de) und Nachrichten versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.
Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.
Das Nutzerkonto regelt ebenso wie beim traditionellen Postweg die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, nur eben auf elektronischem Weg. Selbstverständlich muss der gesamte elektronische Datenaustausch auch rechtsverbindlich möglich sein. Die Kernelemente des Nutzerkontos sind der Umgang mit verschlüsselten und signierten Nachrichten, die über verschiedene Protokolle empfangen werden.
Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung: vg-freinsheim@poststelle.rlp.de
Weitere Hinweise zum Nutzerkonto finden Sie unter nutzerkonto.service.rlp.de
3. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
Die elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden. Eine rechtsverbindliche und formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen - beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen - (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge).
Zugelassene Verfahren, die die Schriftform ersetzen, sind:
a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)
In Deutschland erfüllen qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO).
Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen Sie Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung.
Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseiten der Bundesnetzagentur veröffentlicht: www.elektronische-vertrauensdienste.de
Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung: vg-freinsheim@poststelle.rlp.de
Alternativ können Sie nach erfolgter Aktivierung das Nutzerkonto künftig auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittels einer qeS mit der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.
Über das Nutzerkonto können Sie ebenfalls Dokumente und Mitteilungen, die mit einer qeS versehen sind, direkt aus dem Nutzerkonto heraus an die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim senden. Dazu benötigen Sie eine gültige Signaturkarte eines für die qualifizierte Signatur akkreditierten Anbieters.
Weitere Hinweise zum Nutzerkonto finden Sie unter nutzerkonto.service.rlp.de
III. Ansprechpartner
Bei Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim stehen wir Ihnen gerne unter der Rufnummer 06353 9357 -250 oder -172 zur Verfügung.
IV. Rechtliche Hinweise
Die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.