Bislang war es bei der Verbandsgemeinde Freinsheim möglich, bei öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen von Bau- oder Dienstleistungen, Angebote und Teilnahmeanträge schriftlich in Papier einzureichen. Dies führte nicht nur zu erheblichen Mengen bedrucktem Papier, sondern auch zu Mehraufwänden auf Seiten der Bieter wie auch der Verwaltung, da eine medienbruchfreie Bearbeitung nicht möglich war.
Diese Verfahrensweise wird nun geändert. Analog der Verwaltungspraxis in europäischen Vergabeverfahren werden ab sofort auch bei nationalen Vergabeverfahren ausschließlich nur noch digital übermittelte Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbekundungen zugelassen.
Durch diese Verfahrensumstellung kann eine komplette digitale und damit medienbruchfreie und gleichzeitig transparente und rechtssichere Abwicklung des Vergabeverfahrens erreicht werden.
Welche Änderungen ergeben sich hierdurch für die Bewerber und Bieter?
Ausschreibungs- bzw. Bewerberunterlagen werden zukünftig über die Vergabeplattform Subreport (https://subreport.de/evergabe/subreport-elvis/) zum Download bereitgestellt und können dort bearbeitet und vervollständigt werden. Über das Amtsblatt sowie die Website der Verbandsgemeinde werden Sie über die laufenden Ausschreibungen informiert. Dort können Sie auch die entsprechende ELViS-ID abrufen, welche Sie zur Abrufung der Ausschreibungs- und Bewerberunterlagen benötigen.
Fragen bzw. Antworten im Rahmen der Bieterkommunikation und Änderungen der Vergabeunterlagen werden ebenfalls über dieses Portal veröffentlicht, sodass Bewerber und Bieter stets aktuell informiert sind.
Anstelle der schriftlichen Übermittlung der Unteralgen an die Verbandsgemeindeverwaltung digitalisiert der Bieter / Bewerber seine vervollständigten Angebots- bzw. Bewerberunterlagen zunächst in einer PDF-Datei (bei Bauausschreibungen zusätzlich in einer sog. GAEB-Datei) und lädt diese anschließend wieder über die Vergabeplattform Subreport hoch.
Die elektronische Angebots- bzw. Bewerberübermittlung ist für den Bewerber kostenneutral und ohne zusätzlichen Aufwand verbunden, da diese grundsätzlich nur noch in Textform nach § 126 BGB erfolgt. Es reicht aus, dass der Bieter (Name des einreichenden Unternehmers) und die natürliche Person (Vor- und Nachname der unterschriftsberechtigten Person) in Druckbuchstaben benannt ist. Der Bieter benötigt daher kein kostenpflichtiges Zertifikat zur Erstellung einer elektronischen Signatur bzw. kein elektronisches Siegel.
Bei der Einstellung des Angebots, werden die Bieter und Bewerber durch eine Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung unterstützt.
In diesem Zusammenhang ist bei Bauausschreibungen zu beachten, dass die Öffnung der Angebote nicht mehr in Anwesenheit der Bieter oder deren Bevollmächtigte erfolgt.
Was müssen die Bieter / Bewerber tun, damit sie hierauf vollen Zugriff haben?
Sie können sich unter https://subreport.de/evergabe/subreport-elvis/ kostenlos registrieren, um über Änderungen der Vergabeunteralgen oder Fragen bzw. Antworten im Rahmen der Bieterkommunikation informiert zu werden. Selbstverständlich können Sie auch anonym auf die Vergabeunterlagen zugreifen. Jedoch besteht in diesem Fall die Gefahr, dass Sie über Änderungen nicht informiert sind.
Was benötigen die Bieter / Bewerber dafür?
Sie brauchen nicht viel, um Subreport ELVis nutzen zu können. Folgende Dinge werden benötigt:
- Empfohlen wird eine Registrierung bei Subreport
- einen internetfähigen Rechner mit einem aktuellen Browser
- eine Installation der kostenlosen Java OpenWebStart Software
- einen gültigen E-Mail-Account.
Sollten Sie noch Fragen zur elektronischen Vergabe haben, melden Sie sich bei der zentralen Vergabestelle der Verbandsgemeindeverwaltung Freinsheim unter 06353 / 9357 – 228. Sollten Sie Fragen zu Subreport bzw. zur Registrierung haben, wenden Sie sich bitte direkt an Subreport (0221 / 985 78 – 0 oder info@subreport.de).